📊 La comptabilité en copropriété

Le décret n°2005-240 du 14 mars 2005 impose la présentation de 5 annexes obligatoires aux copropriétaires lors de l'approbation des comptes en assemblée générale. Ces annexes sont des tableaux standardisés dont les modèles sont fixés par l'arrêté du 14 mars 2005 :

Oui. La Cour de cassation a jugé que doit être annulée la décision d'assemblée générale approuvant des comptes qui ne comportent pas toutes les charges ou tous les produits (Cass. 3e civ., 15 avril 2015, n° 14-13.255). L'absence d'une annexe obligatoire ou l'omission d'une dépense engagée (même non encore payée) rend l'approbation irrégulière.

Oui, l'annexe 6 complète l'annexe 1 et l'annexe 7 est facultative mais utile pour une gestion optimale. Elles ne sont pas obligatoires mais recommandées pour améliorer la transparence comptable.

Le grand livre est la pièce maîtresse de la comptabilité du syndicat des copropriétaires. Il regroupe l'ensemble des comptes utilisés et centralise, pour chaque compte, toutes les écritures comptables enregistrées chronologiquement dans le livre-journal. Il permet de connaître à tout moment le solde de chaque compte.

Les pièces justificatives et documents comptables doivent être conservés par le syndic pendant dix ans, sauf dispositions expresses contraires. En cas de changement de syndic, les documents originaux sont transmis au successeur.

La comptabilité d'engagement, imposée par le décret de 2005, signifie que les charges et les produits sont enregistrés dès leur engagement juridique, indépendamment de leur règlement effectif. Par exemple, une facture est comptabilisée dès sa réception, même si elle n'est payée que plus tard. Cette méthode offre une vision réelle de la situation financière, contrairement à la comptabilité de trésorerie qui n'enregistre que les mouvements d'argent effectifs.

Oui, pour la grande majorité des copropriétés, la comptabilité doit être tenue en partie double : chaque écriture affecte au minimum deux comptes (un débit et un crédit) pour un montant identique, garantissant l'équilibre permanent des comptes.

Oui. Depuis l'ordonnance du 30 octobre 2019, les copropriétés de 5 lots ou moins (à usage de logements, bureaux ou commerces) ou dont le budget prévisionnel moyen sur 3 exercices est inférieur à 15 000 € bénéficient d'un régime dérogatoire. Elles ne sont pas tenues à la comptabilité en partie double et leurs engagements peuvent être constatés en fin d'exercice seulement.

Oui, c'est un droit reconnu par l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965. Tout copropriétaire peut consulter les pièces justificatives des charges (factures, contrats, etc.) pendant le délai compris entre la convocation de l'assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci. Ce droit s'exerce au moins un jour ouvré.

Le syndic doit mettre à disposition :

• Les factures des charges
• Les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants
• La quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chaque catégorie de charges
• Une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage, refroidissement et eau chaude sanitaire collectifs

Les documents doivent être des originaux, datés, comportant les références du syndicat et l'adresse de l'immeuble.

Le droit de consultation individuelle prévu par la loi est limité à la période précédant l'assemblée générale. Cependant, les membres du conseil syndical ont un droit de contrôle permanent et peuvent consulter les comptes à tout moment.

Le conseil syndical a un devoir de contrôle :

• Vérifier le montant des factures et leur adéquation avec les devis
• S'assurer que les travaux ont été autorisés par l'AG
• Contrôler la bonne répartition des dépenses entre copropriétaires
• Vérifier que le syndic respecte la comptabilité d'engagement en partie double
• Participer à la préparation du budget prévisionnel

Non. L'exercice de ce droit ne peut être subordonné au paiement d'honoraires au syndic.

Depuis la loi ALUR (2015), le syndic doit mettre en place un extranet sécurisé (sauf exemption votée en AG). Les documents suivants sont accessibles :

Ce décret, pris en application de la loi SRU du 13 décembre 2000, fixe les règles comptables spécifiques applicables aux syndicats de copropriétaires. Il impose notamment :

• La comptabilité d'engagement (article 14-3 de la loi de 1965)
• L'établissement de documents de synthèse normalisés (les 5 annexes)
• Des règles de présentation des comptes pour l'information des copropriétaires et des tiers

Le décret s'applique uniquement aux syndicats de copropriétaires régis par la loi du 10 juillet 1965. Il ne s'applique pas à :

• La comptabilité du syndic (qui obéit à ses règles propres)
• Les unions de syndicats
• Les associations syndicales (ordonnance du 1er juillet 2004)

L'article 5 du décret prévoit :

• L'exercice comptable couvre une période de 12 mois
• Pour le premier exercice, l'AG fixe la date de clôture (durée maxi : 18 mois)
• La modification de la date de clôture nécessite une décision motivée de l'AG
• Un délai minimum de 5 ans doit être respecté entre deux modifications

L'article 6 impose que les pièces justificatives soient :

• Des originaux (non des photocopies)
• Datés
• Comportant les références du syndicat (nom et adresse de l'immeuble)
• Conservés 10 ans par le syndic

Oui, l'article 7 impose au syndic d'être en mesure de ventiler les sommes exigibles selon quatre rubriques :

1. Créances sur opérations courantes
2. Créances sur travaux (article 14-2) et opérations exceptionnelles
3. Créances sur avances
4. Créances sur emprunts

L'arrêté du 14 mars 2005 complète le décret du même jour en précisant les modèles de documents comptables à utiliser. Il définit le contenu et la forme des 5 annexes obligatoires ainsi que le plan comptable applicable aux syndicats de copropriétaires.

Oui, l'arrêté du 14 mars 2005 a été modifié par l'arrêté du 20 août 2020.

Oui. L'arrêté du 14 mars 2005, modifié, prévoit un plan comptable spécifique avec une nomenclature des comptes adaptée aux opérations de copropriété. Par exemple :

• Compte 102 : provisions pour travaux
• Compte 702 : provisions pour travaux (au fur et à mesure de la réalisation)

L'article 8 du décret (repris dans l'arrêté) prévoit que :

• Pour les opérations courantes : les excédents ou insuffisances sont répartis à l'arrêté des comptes entre tous les copropriétaires selon les quotes-parts
• Pour les travaux (article 14-2) : la répartition ne peut intervenir qu'à la clôture de chaque opération concernée