Syndic récalcitrant : comment récupérer les documents ? 📄

Question :

« Nous avons voté, lors de notre assemblée générale du 15 juin dernier, le remplacement du syndic. Aujourd’hui, le nouveau syndic nous affirme que l’ancien gestionnaire ne lui a toujours pas restitué l’intégralité des documents relatifs à la gestion de la copropriété, notamment les archives des lots gérés. Une mise en demeure a été effectuée, en Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR), sans succès. Que faire lorsqu’un syndic se refuse à transmettre les documents de la copropriété ? »

Réponse : La situation que vous décrivez, bien que regrettable, est malheureusement courante. Heureusement, la loi encadre strictement les obligations de l'ancien syndic et prévoit des recours efficaces pour contraindre à la restitution.

1. Les obligations légales et les délais à respecter ⚖️

En cas de changement de syndic, l'ancien gestionnaire a l'obligation de restituer les documents par paliers successifs, selon des délais impératifs fixés par la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 28 mai 2019 :

• Sous 15 jours : Il doit remettre la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires et les coordonnées de la banque.
• Sous 1 mois : Il doit transmettre l'ensemble des documents et archives physiques et dématérialisés du syndicat. Cela inclut tous les contrats (ascenseur, entretien), les procès-verbaux d'assemblée générale, les carnet d'entretien, les diagnostics, et les archives individuelles des lots (appel de fonds, relances, etc.).
• Sous 3 mois (2 mois après l'expiration du délai d'1 mois) : Il doit fournir l'état définitif et apuré des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat, après leur clôture.

2. Les démarches à entreprendre face au refus 📧

Votre nouveau syndic a eu la bonne réaction en envoyant une mise en demeure par LRAR. Cette démarche est un préalable indispensable à toute action en justice.

• Si la mise en demeure est restée sans effet : L'accusé de réception signé par l'ancien syndic constitue une preuve solide de son refus.
• Si la mise en demeure n'a pas été récupérée : Dans le cas où le recommandé n'est pas retiré, il est conseillé de mandater un huissier de justice pour effectuer une signification de mise en demeure. Cet acte d'huissier a une force probante et est souvent plus dissuasif.

3. Le recours ultime : l'action en justice 🧑‍⚖️

Si la mise en demeure (qu'elle soit par LRAR ou par huissier) n'aboutit pas, il faut saisir la justice. La procédure la plus adaptée et la plus rapide est le référé.

• Qui peut agir ? Le syndic nouvellement désigné ou, à défaut, le président du conseil syndical agissant au nom du syndicat des copropriétaires.
• Quelle procédure ? Il faut saisir le Président du Tribunal Judiciaire statuant en la forme des référés.
• Que demander ? Le juge peut être saisi pour ordonner sous astreinte la remise de tous les documents manquants. L'astreinte est une somme d'argent due par jour de retard, qui vise à faire pression sur l'ancien syndic pour qu'il s'exécute rapidement.

En résumé, la marche à suivre est :

• Mise en demeure formelle (LRAR ou par huissier).
• Saisine du Tribunal Judiciaire en référé en cas d'échec, pour obtenir une injonction sous astreinte.

Il est crucial d'agir sans tarder, car la rétention des documents par l'ancien syndic paralyse la gestion courante de la copropriété et peut porter préjudice aux copropriétaires.