📋 Assemblée générale : son déroulement
Tout savoir sur le processus et les acteurs d'une AG de copropriété
👥 Préparation et ouverture de l'assemblée
Avant de commencer la réunion, le syndic fait signer la feuille de présence à chaque copropriétaire et vérifie ses pouvoirs.
Ensuite, le président et les scrutateurs sont désignés par l'assemblée, par un vote séparé.
La feuille de présence comporte le nombre de millièmes de chacun ; ce qui permet de faire rapidement le décompte des voix au moment des votes. La feuille de présence est un document important en cas de litige, c'est pourquoi elle est annexée au procès-verbal de l'assemblée conservé dans les archives ; elle est consultable à tout moment par les copropriétaires.
⏰ À quel moment peut-on commencer l'assemblée ?
Il n'existe pas de quorum particulier pour commencer l'assemblée. En attendant les retardataires, elle peut commencer par voter toutes les résolutions qui relèvent de l'article 24 ; c'est-à-dire celles qui se votent à la majorité des présents ou des représentés.
En général, les syndics préfèrent attendre d'avoir la majorité qui correspond à celle de l'article 25 (la majorité des voix de tous les copropriétaires). D'autant que si le mandat du syndic est terminé, l'assemblée ne pourrait voter faute d'un nombre suffisant de copropriétaires.
🎯 Qui est le président de séance, quel est son rôle ?
Le président de l'assemblée n'est pas le syndic mais un copropriétaire élu par cette dernière. Il est le maître de cérémonie. Le président dirige les débats et fait procéder aux votes. Il signera le procès-verbal des débats.
Le président choisit l'ordre dans lequel les résolutions seront votées, même si ce n'est pas celui qu'a présenté le syndic dans la convocation.
C'est intéressant. S'il craint qu'une question difficile ne donne lieu à des débats interminables, la faire voter à la fin évitera de finir trop tard.
Si le conseil syndical propose de désigner un nouveau syndic, il vaut mieux repousser le vote vers la fin pour ne pas se retrouver sans syndic pour finir la séance. Un sujet qui embarrasse, voté en début de séance, permettra à l'assemblée de se détendre ensuite et de poursuivre l'ordre du jour plus sereinement.
Pour voter le budget hors charges courantes, il est préférable d'avoir voté sur toutes les propositions de travaux.
📝 Qui peut être secrétaire de séance ?
Sauf décision contraire de l'assemblée, le syndic assure habituellement le secrétariat. La loi exige une séparation entre les rôles joués par chacune des personnes qui composent le bureau. Le président de l'assemblée ne peut jouer de double rôle.
Dans la situation où le syndic sait qu'il ne va pas être réélu, il est probable qu'il quittera l'assemblée après le vote. Mieux vaut le prévoir et désigner un secrétaire parmi les copropriétaires.
🗳️ Les débats et les votes
Seuls les projets inscrits à l'ordre du jour joint à la convocation sont soumis au vote. Les questions diverses ou les interrogations spontanées de certains copropriétaires peuvent être débattues, mais le vote, s'il était nécessaire, sera renvoyé à une assemblée ultérieure.
Les copropriétaires qui arrivent après le début de la session ou quittent la réunion avant la fin demanderont au syndic d'inscrire sur la feuille de présence leur heure d'arrivée ou de départ ; ainsi ils préserveront leur droit de faire opposition aux votes auxquels ils n'ont pas participé.
(Extraits fiche pratique INC)
❓ FAQ - Assemblée Générale de Copropriété
Quel est le rôle du président d'assemblée générale ?
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Le président de l'assemblée générale est un copropriétaire élu qui dirige les débats, fait procéder aux votes et signe le procès-verbal. Il détermine également l'ordre de vote des résolutions.
Peut-on voter sur des points non prévus à l'ordre du jour ?
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Non, seuls les points inscrits à l'ordre du jour joint à la convocation peuvent faire l'objet d'un vote. Les questions diverses peuvent être débattues mais nécessitent une nouvelle convocation pour être votées.
Quelle est l'importance de la feuille de présence ?
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La feuille de présence est cruciale car elle permet le décompte des voix et fait foi en cas de litige. Elle est annexée au procès-verbal et conservée dans les archives de la copropriété.
Que se passe-t-il si le syndic n'est pas réélu pendant l'AG ?
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Si le syndic sait qu'il ne sera pas réélu, il peut quitter l'assemblée après le vote. Il est donc préférable de désigner préalablement un secrétaire parmi les copropriétaires pour assurer la continuité de la séance.
