📝 Archives générales
Comprendre le rôle du syndic de copropriété dans la gestion des documents
Le syndic conserve toutes les pièces importantes qui concernent l’immeuble. C’est-à-dire:
- toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice;
- les registres des procès-verbaux des assemblées générales et les pièces annexes;
- les documents comptables ;
- le carnet d’entretien ;
- éventuellement, le diagnostic technique établi lors de la mise en copropriété (pour les immeubles anciens).
🤝 Les conventions
Le plus souvent il s’agit des contrats d’entretien des équipements communs (ascenseur, chauffage collectif, porte de garage, extincteur…), avec les carnets d’entretien lorsqu’ils sont obligatoires, auxquels s’ajoutent le contrat d’assurance de l’immeuble et les contrats de travail des employés d’immeuble, éventuellement.
Les conventions peuvent aussi faire état des accords particuliers sur l’utilisation des parties communes ou enregistrer les engagements pris par des tiers à l’immeuble.
📁 Les pièces annexes
Ce sont les pièces qui accompagnent la préparation de l’assemblée et attestent du respect de la procédure:
- la copie des convocations et accusés de réception correspondants;
- les feuilles d’émargement;
- l’ordre du jour et les documents notifiés, tels que devis, contrats…
- la feuille de présence;
- la copie des notifications du procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants et leurs accusés de réception.
(Extraits fiche pratique INC)
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Foire aux questions ❓
Quelles pièces le syndic doit-il conserver ?
Le syndic est responsable de la conservation de toutes les pièces essentielles de l’immeuble, incluant les conventions, les documents comptables, les procès-verbaux d’assemblées générales, les plans, et les décisions de justice.
Le carnet d’entretien est-il obligatoire ?
Le carnet d’entretien de l’immeuble est un document que le syndic doit tenir à jour. Il est considéré comme un document clé des archives générales et est souvent lié aux contrats d’entretien des équipements communs.
Que sont les pièces annexes des assemblées générales ?
Les pièces annexes sont des documents qui accompagnent la préparation des assemblées générales. Elles servent à attester du respect des procédures, comme les convocations, les feuilles d’émargement, l'ordre du jour et les copies des notifications du procès-verbal aux copropriétaires absents ou opposés.
Où se trouve le diagnostic technique de l'immeuble ?
Le diagnostic technique, pour les immeubles anciens, peut être conservé par le syndic dans les archives. C'est un document important établi lors de la mise en copropriété.
