Accès à la liste des copropriétaires : les droits du conseil syndical 📜
Un membre du conseil syndical souhaite adresser une note à l’ensemble des copropriétaires concernant de futurs travaux de réhabilitation. Le syndic refuse de lui communiquer leurs coordonnées. Est-il dans son droit ? Que peut faire le conseiller syndical ?
Analyse :
Cette situation place en opposition deux principes :
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et le respect de la vie privée.
Le droit d'accès du conseil syndical à tous les documents nécessaires à l'accomplissement de ses missions de contrôle et d'assistance, tel que prévu par l'article L. 547-1 du Code de la construction et de l'habitation.
1. Le cadre juridique et l'évolution législative ⚖️
Historiquement, la jurisprudence était partagée. D'un côté, des décisions (comme un arrêt de la Cour d'appel de Paris du 13 juin 1997) refusaient la communication de la liste complète à un copropriétaire seul. De l'autre, une réponse ministérielle du 23 février 1999 soulignait la nécessité d'une communication prudente, en respectant la vie privée.
La réponse définitive a été apportée par le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019, qui encadre strictement l'accès à ce document.
2. Ce que le conseil syndical peut obtenir (et ce qu'il ne peut pas) 🚫
Conformément au décret de 2019, la liste des copropriétaires doit être mise en ligne sur l'extranet (ou le site internet) de la copropriété. L'accès à ce document est réservé exclusivement aux membres du conseil syndical.
Cependant, cette liste communicable est limitée. Elle doit contenir :
- Les noms et prénoms (état civil) des copropriétaires.
- Leur adresse postale (domicile).
- La référence de leurs lots de copropriété.
Les coordonnées de contact (numéros de téléphone, adresses e-mail) ne doivent pas figurer sur cette liste, même si le syndic les détient. Leur communication, même au conseil syndical, serait une violation des règles sur la protection des données.
3. Les alternatives pour communiquer avec les copropriétaires 💡
Face au refus du syndic de communiquer les e-mails ou numéros de téléphone, le conseil syndical dispose de plusieurs leviers :
- Utiliser la liste officielle : Avec la liste des noms et adresses postales, il est possible d'envoyer la note par courrier postal.
- Demander au syndic de relayer l'information : Le conseil syndical peut rédiger la note et demander au syndic de la transmettre à tous les copropriétaires via ses propres canaux (e-mailing, envoi postal). Le syndic est tenu de faciliter la communication du conseil syndical avec l'assemblée des copropriétaires.
- Utiliser la feuille d'émargement : Comme indiqué, ce document, qui contient des informations similaires (noms, adresses, lots), est accessible à tous les copropriétaires sans exception. Son inconvénient est qu'elle n'est pas nécessairement à jour après une assemblée générale si des ventes ont eu lieu.
Conclusion :
Le syndic a raison de refuser de communiquer les coordonnées téléphoniques et électroniques des copropriétaires. En revanche, il a l'obligation de mettre à la disposition du conseil syndical une liste à jour avec les noms et adresses postales, généralement via l'extranet.
Si le syndic refuse cet accès, le conseil syndical peut le mettre en demeure de respecter la loi, voire saisir le juge en cas de refus persistant.
