📂 Transfert des Archives en Copropriété
Guide complet pour un transfert d'archives réussi entre syndics
📅 Calendrier et Procédure de Transfert
En cas de changement de syndic, le syndic sortant remet au nouveau syndic les archives complètes de l'immeuble suivant un calendrier précis, accompagné d'un bordereau récapitulatif.
Copie de ce bordereau est remis au conseil syndical. Dans le délai de un mois, à compter de la cessation de ses fonctions :
- l'ensemble des documents et archives du syndicat;
- la situation de trésorerie.
La Commission copropriété ajoute: l'ensemble des documents contractuels ou techniques relatifs à l'immeuble.
Dans le délai de deux mois :
- l'état des comptes des copropriétaires;
- l'état des comptes du syndicat.
🔍 Vérification et Contrôle des Archives
• Le nouveau syndic vérifie la concordance entre les archives transmises et le bordereau d'archivage. Le conseil syndical, s'il s'est constitué ses propres archives, pourra l'aider à vérifier qu'il est bien en possession des pièces essentielles.
• En cas de retard ou de refus délibéré de l'ancien syndic, le nouveau syndic adresse une mise en demeure à son confrère. S'il n'obtempère pas, il engage une action judiciaire. Le président du conseil syndical peut également le faire. Le juge, saisi par la procédure du référé – formule rapide et peu coûteuse (l'avocat n'est pas obligatoire) –, ordonnera la remise sous astreinte des documents et le versement d'intérêts, éventuellement.
🔄 Reconstruction des Archives Manquantes
• Un syndic qui constaterait des manques dans les archives doit s'appliquer à les reconstituer. Il s'adressera au notaire dépositaire des documents confiés par le promoteur, ou aux services susceptibles de détenir les pièces qui manquent (promoteur, architecte, contrôleur technique…).
(Extraits fiche pratique INC)
❓ FAQ - Questions Fréquentes
Quel est le délai légal pour le transfert des archives ?
+
Le syndic sortant dispose d'un délai d'un mois pour remettre l'ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que la situation de trésorerie. Un délai de deux mois est accordé pour la transmission de l'état des comptes des copropriétaires et du syndicat.
Que faire en cas de refus de l'ancien syndic de transmettre les archives ?
+
En cas de refus, le nouveau syndic doit adresser une mise en demeure à son prédécesseur. Si cela reste sans effet, il peut engager une action judiciaire via la procédure de référé, qui est rapide et peu coûteuse.
Quels documents doivent être inclus dans le transfert d'archives ?
+
Le transfert doit inclure tous les documents administratifs, contractuels et techniques relatifs à l'immeuble, les situations de trésorerie, les états des comptes des copropriétaires et du syndicat, ainsi que l'ensemble des archives du syndicat.
