Syndic : Le poste financier 💰

Le syndic est responsable des engagements de dépense. Il doit s’assurer qu’il dispose des fonds pour régler les entreprises selon l’échéancier arrêté au contrat. Ainsi, au moment d’un ravalement, des appels de fonds spéciaux sont prévus par l’assemblée, mais la date de ces versements est fixée en tenant compte du début effectif des travaux et de leur avancement.

Encore faut-il que le syndic ait rentré l’argent à temps. À temps, mais pas trop tôt non plus.

La gestion prévisionnelle du budget 📈

Le syndic n’a pas à faire d’avance de fonds pour le compte de la copropriété mais, comme il est maître du budget, il n’a pas droit à l’erreur. C’est lors de l’élaboration du budget annuel qu’il doit être attentif à prévoir toutes les dépenses courantes et à les évaluer correctement.

Une simple erreur est souvent compensée par une dépense reportée, mais l’accumulation des oublis est plus grave. La loi impose de présenter le budget soumis au vote avec le comparatif du dernier budget voté ; cela aidera les étourdis à ne pas omettre l’achat d’une tondeuse neuve sur le poste espaces verts ou la commande annuelle de fournitures pour le ménage et l’éclairage.

De la même façon, sur les postes importants de dépenses comme l’eau ou le chauffage, le syndic est obligé de raisonner en moyennes. Il évitera de retenir des consommations basses qui sont exceptionnelles.

Recouvrement et fautes de gestion 📝

La facture énergétique d’un hiver doux n’est pas comparable à celle d’un hiver rigoureux.

Le syndic veille au règlement des charges dans le temps imparti. Il sera tenu pour responsable s’il néglige de poursuivre en temps utile le recouvrement des charges dues par un copropriétaire et s’il ne prend pas les mesures conservatoires qui permettent de sauvegarder la créance du syndicat, par une prise d’hypothèque par exemple.

Les fautes de gestion les plus courantes des syndics tiennent à un défaut d’organisation ou de temps.

Exemples de négligences fréquentes :

• Les factures passent trop vite à la comptabilité sans vérification.
• Le devis pour réparation d’un équipement est accepté sans que l’on s’inquiète de la date de l’achat et d’une garantie en cours de validité.
• La rémunération des contrats d’entretien est versée automatiquement sans que le gestionnaire prenne le temps de consulter les avis de passage.
• Des travaux sont proposés par une entreprise sous contrat annuel alors qu’ils sont déjà dus, sans supplément, au titre du contrat existant.

Le rôle du conseil syndical et le suivi 🔍

Le conseil syndical peut remédier à ces négligences en conservant de son côté la mémoire des interventions et en proposant une grille des passages des entreprises chargées de l’entretien, éventuellement tenue par le gardien.

Autre signe d’alerte à ne pas laisser passer : l’évolution des consommations. Devant une augmentation inhabituelle, le syndic doit s’interroger sur les causes probables, voire lancer une étude comparative. Il est aussi de son devoir de prendre le temps de s’interroger sur l’évolution des prix des contrats d’entretien et de renégocier si les tarifs ont dérapé, voire de remettre les entreprises en concurrence.